از آنجایی که مبحث، حقوق ثبت اسناد است پس مراد از سند در تیتر مقاله باید سند رسمی باشد و اولین نکته ای که در بیان سند رسمی به ذهن هر کس که مختصر آشنایی با علم حقوق دارد متبادر می شود، ماده 1287 قانون مدنی است که سند رسمی را اینگونه بیان نموده " اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است".

در تعریف فوق ارکان تنظیم سند رسمی مشخص شده

بنابرنظر دکتر شمس در کتاب ادله اثبات دعوا ارکان سند به شرح ذیل است:

1- تنظیم سند توسط مأمور رسمی 2- صلاحیت مأمور رسمی 3- رعایت مقررات قانونی تنظیم سند

اما به نظر این تقسیم بندی کامل نیست. اگر اینطور استناد شود که سایر ارکان در دل مورد سوم یعنی رعایت مقررات تنظیم سند نهفته است پس می شود گفت دو مورد اول هم قابلیت این را دارند که در مورد سوم مستتر شوند و در تعریف ارکان سند فقط می توانستیم بگوییم: رعایت مقررات، رکن اساسی تنظیم سند است و همه ارکان در همین جمله پوشش می یابند.

اما برای جلوگیری از کلی گویی بهتر است مورد سوم را در مورد ذکر جزئیات بکار ببریم و ارکان سند رسمی را به این گونه تعریف کنیم:

مجموعه ایست از مقررات شکلی و ماهوی مربوط به تنظیم سند به علاوه محل تنظیم سند و همچنین تنظیم سند توسط مأمورین رسمی با رعایت حدود صلاحیت ایشان.

به نظر می رسد تعریف فوق از این جهت کاملتر است که در صورت فقد هر کدام از موارد بالا هرچند کم اهمیت ترین آنها باشد و منجر به ابطال سند نیز نگردد کوچکترین ضرری که متوجه اطراف سند می کند این است که سند رسمی به سند عادی تبدیل شده و از امتیازات سند رسمی بی بهره خواهد گردید. مصرحات مادتین 1289 و 1293 قانون مدنی نیز موید همین معنا است حال موارد فوق را یک به یک بررسی می کنیم:

مقررات شکلی تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی

این مورد که در حقیت تفسیر قسمت دوم مقاله نیز می باشد، در درجه اول شامل اوراق مخصوصی است که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تهیه و در اختیار دفاتر رسمی قرار می گیرد.

ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران مصوب 1354 مقرر می دارد کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبت املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می شود تنظیم شود. پس تنظیم سند رسمی روی اوراق معمولی ممکن نیست. همچنین اوراق مزبور دارای شماره سریال بوده و باید به ترتیب استفاده شود و چنانچه یکی غیرقابل استفاده گردد باید به اداره ثبت اسناد عودت داده شود. همچنین اسناد برابر ماده 21 قانون فوق به تعداد متعاملین و یک نسخه اضافی جهت بایگانی تنظیم گردند.

طبق اصل 15 قانون اساسی اسناد باید علاوه بر رعایت موارد فوق به زبان فارسی نوشته شوند.

ماده 17 آیین نامه دفاتر رسمی مصوب 1317 مصرح است در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید گردد و در صورت تغییر نشانی پس از ثبت سند، متعاملین موظف اند تغییر نشانی را به دفتر اسناد اطلاع دهند وگرنه در صورت نیاز به ابلاغ، اسناد به همان محلی که در سند ذکر شده فرستاده خواهد شد. همچنین احراز هویت متعاملین برعهده سردفتر
می باشد. پس از مراحل فوق سند باید وفق ماده 19 آیین نامه دفاتر رسمی به تصدیق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوط را امضاء نمایند.

ماده 18 آیین نامه مصرح است سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نمایند مگر آنکه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسیده باشد. پس اسناد علاوه بر امضاء متعاملین باید حاوی امضاء دفتریار و سردفتر و مهر آنان باشد همچنین دارای تاریخ و شماره و این شماره آخرین شماره ثبت دفتر سردفتر می باشد.

گفته شد که سردفتر و نماینده قبل از ثبت در دفتر نباید هیچ سندی را امضاء نمایند. ماده 56 قانون ثبت در باب لزوم ثبت تمام مندرجات سند بیان می کند:

" اسناد باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه و سجل و ظهر ثبت شود"

پس از ثبت در دفتر، متعاملین جهت لزوم تصدیق ثبت با اصل سند عبارت «ثبت با سند برابر است» را نوشته و سپس امضاء می نمایند و در پایان سردفتر جمله «مسئول صحت ثبت و احراز هویت متعاملین هستم» را نوشته و امضاء می نماید و بعد از آن دفتریار جمله «ثبت با سند برابر است» را نوشته و امضاء می کند و به این ترتیب عملیات شکلی و مادی تنظیم سند به پایان می رسد.

رعایت مقررات ماهوی سند

موضوع مفاد اسناد رسمی نیز باید به نحوی باشد که با قوانین موضوعه موافقت داشته باشد. ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی در این باره مصرح است "سردفتران و دفتریاران موظف اند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی و یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به متقاضی اعلام نمایند" پس همانطور که در تعریف سند رسمی در ماده 1287 قانون مدنی گفته شد رعایت مقررات علاوه بر وضعیت ظاهری سند و محتویات، شامل مندرجات سند نیز می گردد. یعنی رعایت مقررات از جنبه ماهوی سند نیز الزامی است و مثلاً احدی نمی تواند نسبت به معاملات ربوی اقدام به تنظیم سند رسمی بنماید.

شایان ذکر است رعایت آیین نامه های لازم الاجرا و هم راستایی مفاد سند با آن نیز از مواردی است که باید در نظر گرفته شود.

محل تنظیم سند

برابر ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی، دفتر اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات تشکیل می گردد. پس مگر در مواردی استثنایی مثل معاملات بنگاههای دولتی و یا امور مربوط به زندانیان و یا افراد بیمار که به تشخیص پزشک قادر به حضور در دفترخانه نیستند، تنظیم سند رسمی فقط در محل دفترخانه صورت
می گیرد. البته وفق تعریف ماده 1287 قانون مدنی واضح است اسناد رسمی مثل سند مالکیت در ادارات ثبت قابل تنظیم می باشند.

مأمورین رسمی

تنظیم توسط مقام رسمی دارای صلاحیت نیز از ارکان تنظیم سند می باشد. برابر ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمی، اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با جلب نظر مشورتی کانون دفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می شود.

از متن قانون این چنین مستفاد می گردد که سردفتر مأمور رسمی است و توسط مقام صلاحیت دار (وزیر دادگستری) منصوب گردیده. نظریه شماره 7/2366 مورخ 1/9/74 اداره حقوقی قوه قضاییه نیز مقرر می دارد منظور از مأمورین رسمی مندرج در ماده 1287 قانون مدنی کسانی هستند که از طرف مقام صلاحیتدار برای تنظیم سند رسمی معین شده باشند.

پس سردفتر تمام شرایط ملحوظ در ماده 1287 راجع به مأمورین رسمی را دارا است.

صلاحیت مأمورین رسمی

مشخص است رعایت موارد فوق الذکر در تعیین صلاحیت مأمور رسمی نقش اساسی را بازی می کند. در مورد سردفتران چنانچه بدون رعایت مفاد قانون منصوب شده باشند و یا مراحل نیل به این شغل را نگذرانده باشند بدیهی است که نمی توان ایشان را سردفتر دانست یا چنانچه سردفتر پس از بازنشستگی اقدام به تنظیم سند نماید حتی اگر فردای روز بازنشستگی باشد، دارای صلاحیت نیست و یا بهتر است بگویم چنین شخصی فاقد صلاحیت ذاتی برای تنظیم سند رسمی می باشد.

همچنین است اگر سردفتری خارج از محل خدمت خود، به جز استثنائاتی که در ابتدای مقاله ذکر گردید به تنظیم سند مبادرت ورزد، مثلاً مجوز وی مربوط به ایجاد دفتر اسناد رسمی در رشت باشد اما در تهران مبادرت به تنظیم سند رسمی نماید، در این حالت گفته می شود که وی فاقد صلاحیت محلی است و سند صادره از ناحیه وی چنانچه بی اعتبار یا باطل نباشد، فاقد امتیازات و اعتبار سند رسمی است و سند عادی محسوب می شود (مادتین 1289 و 1293 ق.م) پس انتصاب مأمور برابر مقررات، توسط شخص صلاحیتدار و دارا بودن صلاحیت ذاتی و محلی مأمور، از دیگر ارکان تنظیم سند رسمی می باشد.